Para tener éxito en la gestión de cualquier plan en sus diferentes fases desde su inicio y evolución, necesitas las mejores herramientas de gestión de proyectos. En tal sentido, se podrá tanto controlar y responder a los posibles problemas que se desarrollen en el camino.
La aplicación de esta estrategia facilitará que los objetivos se cumplan en su totalidad en un corto plazo. Por tanto, es necesario contar con alternativas efectivas para que el proyecto se logre ejecutar. Hay que tener en cuenta que lo que se pretende es sacarle provecho a las oportunidades de negocio y obtener buenas ganancias.
¿Qué es la gestión de proyectos?
En esencia, se trata de una adecuada organización y planificación de tareas para cumplir los objetivos de una pequeña y mediana empresa (Pyme) o un emprendimiento. Sin embargo, esto también aplica para grandes corporaciones o empresas transnacionales, con empleados en todo el globo y de diferentes procedencias. Para ello, se deben optimizar todos los recursos necesarios de acuerdo a la naturaleza del proyecto y sus oportunidades de negocio.
Importancia de las herramientas de gestión de proyectos: ¿para qué sirven?
La clave de todo negocio es aplicar buenas herramientas de gestión de proyectos. Estas sirven para organizar todo un equipo de trabajo y tener claro cuáles son sus funciones y las fechas de entrega. Y es que las habilidades de cada persona conllevarán a ejecutar cualquier plan estratégico por más complejo que sea.
En tal sentido, las herramientas de gestión de proyectos ayudan a organizar mejor una empresa en cuanto a su estructura interna, las labores de los empleados, etc. También sirven para elaborar calendarizaciones, trazar metas y objetivos a corto, mediano y largo plazo, y señalar posibles problemas o dificultades en la elaboración de proyectos.
Las 11 Mejores Herramientas de Gestión de Proyectos
La lista que aquí te dejamos reúne las herramientas de gestión de proyectos más versátiles. Las hemos probado un tiempo y podemos decir que son las más adecuadas para la mayoría de empresas y emprendimientos. Revisa bien lo que te ofrece cada una y escoge la que más se adapte a ti.
Notion
Notion es una de las herramientas de gestión de proyectos que se hizo popular desde 2021. Esto se debe a su gran capacidad de personalización y funciones ofrecidas. Los proyectos que encajan de forma perfecta con esta herramientas son los de ingeniería, diseño, ventas, marketing, recursos humanos, etc.
Entre sus funciones te permite crear una “wiki” del equipo de trabajo, incluir tablas, gráficos, calendarios, listas, galerías y líneas de tiempo, entre otros. También puedes agregar notas, documentos completos y solicitar el apoyo de tus compañeros en tiempo real.
Lo mejor de Notion
- Tiene gran capacidad de personalización.
- Se puede sincronizar en muchos aparatos.
- Uso de base de datos sin programación.
Lo peor de Notion
- La versión gratuita puede resultar algo limitada para ciertos usuarios.
Trello
Este software de gestión de proyectos gratis en español online es uno de los más populares. Funciona a través de tarjetas de trabajo que cumplen una línea de tareas y cuenta con una interfaz bastante sencilla y buena que vale la pena utilizar. Es ideal para realizar todo tipo de proyectos, incluso, viajes e itinerarios.
Algunas de sus características más atractivas es la activación de notificaciones por correo electrónico y etiquetar las tareas que han sido organizadas. Asimismo, es una de las herramientas de gestión de proyectos que ofrece la opción de adjuntar archivos y cuenta con una plataforma intuitiva tanto para versión pc como para móviles.
Lo mejor de Trello
- Es gratuito
- Habla en varios idiomas
Lo peor de Trello
- Tiene funciones limitadas
- No ofrece etiquetas globales
Zoho Projects
Su principal objetivo es ofrecer todas las funciones que garanticen un trabajo eficaz. En este sentido, se puede realizar diagramas de Gantt, flujos de trabajo y notificaciones automatizadas. Y es que esta potente herramienta permite realizar tareas, calendarios, informes, estadísticas y presentaciones. Lo que lo hace una excelente alternativa de trabajo para pequeñas y medianas empresas Pymes.
Los foros interactivos es otra de las más fuertes características de este software de gestión de proyectos libre. También, hay que tener en cuenta que la interfaz que ofrece Zoho Projects es muy amigable que activa las notificaciones
Lo mejor de Zoho Projects
- Su tablero es interactivo
- Gestiona tareas individuales
Lo peor de Zoho Projects
- Exige un gran ancho de banda de Internet
- La personalización de proyectos es compleja
Project.co
La colaboración comunicacional en equipo es una característica muy fuerte para este software. Además, permite realizar facturas, listas de tareas, crear tableros, línea de tiempo, horarios y también visualiza cuando las tareas están pendientes o ya finalizadas. También, activa la vista de calendarios y horarios con el fin de hacer un mejor seguimiento a las tareas programadas.
Por consiguiente, esta herramienta de gestión de proyectos garantiza un efectivo orden en las columnas que verifican las cargas de trabajo. Asimismo, cuenta con una interfaz que se adapta a portátiles de una forma directa y maravillosa. Esto hace que se almacene la información de proyectos de forma segura. La confidencialidad es otra de sus mayores cualidades: ofrece un control de acceso a planes y propuestas que no deban ser compartidos con el cliente.
Lo mejor de Project.co
- Es personalizable
- Tiene un buen soporte
Lo peor de Project.co
- No tiene app móvil
- No carga varios documentos a la vez
Todoist
Es un software gestión de proyectos gratis muy poderoso que permite la subcategorización de tareas y la definición de prioridades hasta por 4 niveles. También, se puede utilizar etiquetas, recordatorios y fechas límites. Además, la función de búsqueda de tareas te permite simplificar tu tiempo y encontrar fácil y rápido esa tarea que necesites ver al momento.
Tiene activada la opción de filtro donde puedes consultar la tarea que necesites de forma práctica con palabras sencillas. Asimismo, con Todoist puedes definir la cantidad de tareas que necesites y aumentar tu productividad en el proyecto. Y si de datos estadísticos se trata, esta herramienta es ideal para visualizar gráficos de tu propio rendimiento. De esta manera, podrás optimizar el desempeño diario o semanal. Se puede decir que es una herramienta muy útil donde puedes escribir atajos para cargar las tareas y mucho más.
Lo mejor de Todoist
- Tiene una interfaz muy simple
- Comparte proyectos fácilmente
- Es compatible con cualquier plataforma
Lo peor de Todoist
- No cuenta con recordatorios en la versión gratuita.
Freedcamp
Es una herramienta de gran usabilidad que se caracteriza por ofrecer un trabajo colaborativo a través de una plataforma totalmente unificada. Asimismo, permite la organización de tareas, almacenamiento de archivos y la posibilidad de hacer seguimiento a posibles problemas. De esta manera, se puede hacer fácilmente diagramas de Gantt, tableros Kanban e informes que supervisan la evolución del proyecto.
Los usuarios tienen la posibilidad de añadir otros sistemas que facilitan las tareas como Google Drive, Dropbox y Google Calendar. Asimismo, cuenta con herramientas colaborativas, planificación y programación de tareas, facturación y un panel de actividades que hace la vida más fácil de cualquier usuario. En tal sentido, podemos decir que es una excelente alternativas entre las herramientas de gestión de proyectos.
Lo mejor de Freedcamp
- Tiene su versión gratuita
- Ofrece app móvil
Lo peor de Freedcamp
- Su diseño es un poco complejo
- La app móvil es algo limitada
Asana
Este software gestión tareas proyectos tiene la cualidad de informar de manera detallada las tareas, desde el inicio hasta la finalización del proyecto. Se trata de una excelente alternativa para planificar, organizar, gestionar y administrar tareas de manera centralizada. También es ideal para sincronizar con Google Calendar y optimizar el trabajo.
Es una herramienta, que tiene muy clara la función de visualización de acuerdo a la preferencia del usuario, también se enlaza con Gmail. Hay que destacar, que las áreas de trabajo múltiples, garantizan una mejor experiencia a la hora de gestionar las tareas.
Lo mejor de Asana
- Tiene una interfaz muy amigable
- Cuenta con una versión gratuita
Lo peor de Asana
- Su diseño es poco visual
ClickUp
La intuición es la mejor arma de esta herramienta de gestión de proyectos google. Su diseño satisface las necesidades de cualquier usuario que desee administrar proyectos con rotundo éxito. Personalización de tareas, filtración de proyectos independientes y la visualización de tableros, son algunas de sus funciones.
Otra de sus mayores características es que permite importar información de otras herramientas y personalizar cada flujo de trabajo a través de una configuración sencilla. También, admite método Scrum, ofrece calendario de marketing, chat en tiempo real y un excelente análisis predictivo.
Lo mejor de ClickUp
- Gestiona tareas de manera simple
Lo peor de ClickUp
- Solo cuenta con idioma inglés
- No ofrece diagrama de Gantt en su versión gratuita
Taskworld
Combina perfectamente analíticas de proyectos, tableros, gráficos y chat grupal en un solo lugar. Por tanto, se ha caracterizado por ser una de las herramientas para la gestión de proyectos online más buscadas por los usuarios. Es ideal para crear listas de tareas, adicionar rótulos y etiquetas, interactuar con otras personas y, lo mejor, filtrar esas tareas de acuerdo a sus características.
Visualiza los proyectos de manera muy clara e informa el estado de las tareas fácilmente. Puedes utilizar el calendario interactivo para programar esas tareas importantes. Asimismo, este software puede revelar datos relevantes en tiempo real, crear subtareas, gestionar cualquier archivo y programar notificaciones y alertas.
Lo mejor de Taskworld
- Su interfaz es muy fácil de utilizar
- Ofrece funciones básicas de organización empresarial
Lo peor de Taskworld
- Aunque para muchos emprendimientos puede ser útil, para otros puede resultar limitado.
Kanbanice
Si lo que buscas es una colaboración empresarial, este es un excelente software gestión de proyectos gratis. Esta herramienta de gestión de proyectos tiene el poder de incorporar nuevos empleados al sistema con el fin de optimizar los canales comunicacionales que benefician la gestión de tareas. Asimismo, tienes opción de exportar gráficos y tablas a Excel que sirvan para alimentar el análisis detallado del proyecto.
A través de su método de simulación Monte Carlo, este software puede distribuir mejor las tareas y supervisar el negocio sin coste alguno. Por ello, es una alternativa de trabajo para profesionales que necesiten un aliado a la hora de organizar asignaciones.
Lo mejor de Kanbanice
- Gestiona tareas de manera segura y profesional
- Su interfaz es muy amigable y completa
Lo peor de Kanbanice
- La app móvil tiene menos funciones
Microsoft Project
Es un excelente aliado a la hora de organizar importantes proyectos sin ser celoso con otras herramientas ya que permite la colaboración de tareas. Su principal objetivo es la optimización de tareas, por tanto, ofrece incorporación de plantillas y la programación familiar que facilita el acceso desde cualquier dispositivo.
Tiene la cualidad de realizar análisis avanzados con informes profesionales gracias a su integración con Power Bi. En tal sentido, utiliza metodologías ágiles que facilitan la toma de decisiones, sobre todo, en proyectos corporativos. Esto hace que las visualizaciones sean directas y rápidas, a fin de evaluar el desarrollo del proyecto y mejorar la experiencia.
Lo mejor de Microsoft Project
- Sus funciones son fáciles de utilizar
- Presenta excelentes flujos de trabajo
Lo peor de Microsoft Project
- No es multiplataforma
¿Cómo escoger un buen Software de Gestión de Proyectos?
A continuación te daremos algunos tips característicos de un buen programa de gestión de proyectos.
- Debe ser multiplataforma – Un buen gestor de proyectos puede ejecutarse e instalarse en diversos sistemas operativos sin excepción. A su vez, cuentan con una app, una web y es compatible con una amplia variedad de plataformas.
- Es necesario que incluya un sistema de mensajería interactiva – El sistema de mensajería debe ser fácil de entender y resultar interactivo para los usuarios. A su vez, debe ayudar a que la comunicación sea fluida tanto a nivel empresarial como personal entre un usuario y otro.
- Interfaz amigable e intuitiva – Muchos gestores ofrecen tantas funcionalidades que su interfaz se vuelve enrevesada y difícil de comprender. Por ello, procura apostar por una interfaz amigable y que sea sencilla de manejar incluso por los usuarios menos diestros.
- Diseño simple y funcional – Del mismo modo, el apartado del diseño gráfico debe resultar llamativo sin caer en la exageración. Muchas veces, la sencillez es la mejor apuesta. No solo aporta seriedad, sino que ayuda a que sea más sencilla de usar.
- Debe ofrecer un análisis predictivo – En ciertos casos puede ser útil que un gestor utilice la base de datos para ofrecer predicciones basadas en los mismos. De este modo puedes mejorar tus estrategias de marketing, la comunicación entre tus trabajadores, optimizar resultados, etc.
Dudas y preguntas frecuentes
¿Qué es un gestor de proyecto y para qué sirve?
Se trata de una herramienta que te permite organizar todos los recursos para que un proyecto se ejecute. Para ello, necesita de múltiples funciones que contribuyan a que esas tareas se realicen y los objetivos empresariales a corto y mediano plazo se cumplan a cabalidad.
¿Qué características tienen las aplicaciones de gestor de proyectos?
Plataformas en diferentes idiomas como español e inglés y alta capacidad para la creación de plantillas para realizar las tareas diarias, son algunas de las características más comunes. También, compartir datos e información es muy importante a la hora de gestionar un proyecto.
¿Qué herramientas tipo diagramas son usadas en la gestión de proyectos?
Las herramientas tipo diagramas más usadas son el diagrama de Gantt, el mapa mental, diagrama PERT, WBS, cronograma, calendario, diagrama espina de pescado y más. Gracias a ellas podrás visualizar el alcance de tu proyecto.
¿Cuál es la mejor herramienta de gestión de proyectos?
Existen muchas herramientas para gestionar un proyecto con éxito. Todo va de acuerdo a las necesidades del cliente y su negocio. Por lo general, responden a nivel de comunicación y planificación como Trello, Asana, Basecamp, Wrike y muchos más.
¿Qué herramientas de comunicación favorecen la gestión de proyectos?
La mejor herramienta de comunicación es Slack. Esta plataforma ofrece mensajería de fácil entendimiento y acceso, de modo que es una excelente alternativa para gestionar tu proyecto.
¿Cómo usar un diagrama de Gantt para la gestión de proyectos?
Un diagrama de Gantt ayuda a establecer plazos, fechas y recursos asignados a un proyecto. Para usarlo, será buena idea establecer una calendarizació con duración de las actividades, relación entre las mismas, fechas de entrega, etc.
¿Cuáles son las herramientas de control?
Las herramientas de control son todas aquellas que permiten resolver algún problema surgido del desarrollo de una estrategia. Estas facilitan la gestión y elaboración de un proyecto de manera fácil y eficiente.
¿Cuáles son las herramientas de control de gestión?
Las herramientas básicas de control de gestión son los diagramas de flujo y de Ishikawa, tablas de datos, hojas de verificación, histogramas, etc. Todos ellos permiten un desarrollo fluido del proyecto en cuestión.
¿Cuáles son las herramientas de control financiero?
Estas herramientas permiten ejecutar nuestras labores dentro de una entidad financiera. Entre ella encontramos el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, contabilidad de costes, fondo de maniobra, etc.
¿Cuáles son las 7 herramientas de gestión en una empresa?
Para la correcta gestión de una empresa se suele recurrir a las siguientes herramientas:
- Empowermert (empoderamiento)
- Outsourcing (subcontratación o terciarización)
- Benchmarking
- Downsizing
- Asociación a largo plazo
- Balanced scorecard
- Reingeniería de procesos
¿Cuáles son los instrumentos de gestión?
Los instrumentos de gestión son aquellos que regulan la gestión interna de la empresa. Estos suelen ser un conjunto de documentos técnicos respaldados por la norma administrativa.
¿Cuál es la mejor herramienta de planificación?
Trello, tiene la capacidad de planificar tareas y está disponible en iOS y Android. Por su parte, ActiveCollab ofrece una gran experiencia a los usuarios expertos en gestión de proyectos. Asimismo, Freedcamp te permite crear y planificar tareas privadas y públicas. Cada una tiene una variedad de funciones para sacarle provecho.
¿Qué es una herramienta de gestión de presentación?
Una herramienta de gestión de presentación es aquella que se encarga de gestionar de forma profesional en la red la presentación de cualquier proyecto. Estas incluyen animaciones, plantillas, audios y carga de archivos multimedia. De esta manera, las tareas o proyectos quedarán visualmente mejor estructurados.
En suma, se puede decir que para tener éxito en la gestión de proyectos, se necesitan herramientas potentes y actualizadas. Por consiguiente, se debe tener claro qué proyectos se quiere ejecutar, cuánto tiempo se lleva la planificación y organización y cuántas personas conforman el proyecto. Solo así, se tendrá en cuenta el tipo de herramienta que se va a elegir de acuerdo a cada una de sus potencialidades.
