La tecnología actual nos permite simplificar muchos procesos, dejando atrás complicados trámites y el papeleo. Seguro alguna vez te has visto en la necesidad de sacar un documento, luego firmarlo y escanearlo para convertirlo en electrónico. Hoy en día, es más sencillo llevar adelante trámites legales importantes, al firmar electrónicamente un documento en Word.
Aunque este formato electrónico se puede hacer desde internet, existen otras herramientas que sirven para hacer una firma digital en Word desde Windows. Las firmas electrónicas y digitales están cada vez más extendidas, por eso te vamos a explicar todo lo que debes saber acerca de este proceso. Así como su utilidad, y una herramienta para firmar por tu cuenta.
¿Qué es la firma electrónica?
La firma electrónica es un conjunto de datos que acompañan a un determinado documento en formato digital como un archivo Word, PDF o PowerPoint. Realizar una firma electrónica es una manera de dejar constancia vinculante de que ha sido verificado el medio electrónico que se revisa. Por lo general, la firma también deja el registro de la hora y fecha.
Existen diversos tipos de firmas electrónicas, pero cada una exige un conjunto de métodos y requisitos propios. En el caso de la firma digital en Word avanzada, debe estar vinculada a una persona única y a la vez permite la identificación del firmante. Esto puede ser a través de los datos biométricos, geolocalización o datos del dispositivo donde se firma.
Por su parte, la firma electrónica simple no es capaz de atribuir la firma a un firmante en concreto. Debido a esto, no reúne las características para ser una firma digital.
Firma electrónica vs Firma digital
Los términos de firma electrónica y firma digital no son sinónimos, aunque comparten características, por lo que es muy común confundirlos. Una firma digital se refiere a la tecnología de cifrado y descifrado en la que se basan algunas firmas electrónicas.
En otras palabras, la firma digital es el conjunto de caracteres añadidos para mejorar la seguridad y validez del archivo. Funciona como un candado, por lo que requiere la existencia de un certificado que garantice la validez de la firma y la identidad de la persona que la realiza. Dicha certificación también asegura que el documento.
La principal diferencia es que la firma electrónica es de naturaleza legal, para dar fe a un acto de voluntad. Mientras que la firma digital, por su parte, está pensada para encriptar los datos del documento y ofrece mayor seguridad, evitando la suplantación de identidad o la modificación del documento en toda clase de procesos legalmente vinculantes.
Todas las firmas digitales son electrónicas, pero no todas las firmas electrónicas son digitales.
¿Cómo funcionan las firmas digitales?
Una firma digital se basa en tecnología de criptografía de clave pública o criptografía asimétrica. Para comprender su funcionamiento, es necesario conocer los algoritmos hash. Se trata de unos algoritmos que, a partir de una entrada, proporcionan una salida alfanumérica que solo puede volverse a crear con exactamente los mismos datos.
El software de la firma digital crea un hash unidireccional a partir de los datos electrónicos que se deben firmar. Este hash cifrado es la firma digital, y se protege con una clave privada proporcionada por autoridades de certificación pertinentes en España. De este modo, el emisor del documento es una entidad de confianza.
Este atributo permite validar la integridad de los datos, y si el hash descifrado no coincide con el segundo hash calculado de los mismos datos, entonces el documento se ha alterado de algún modo. La firma digital también está diseñada para dificultar al firmante negar haber firmado algo, ya que es única tanto para el documento como para el firmante.
Firmar electrónicamente un documento Word
Para firmar un documento de Word, es necesario recurrir a herramientas con las características necesarias. Aunque la suite de Microsoft ofrece algunas opciones para firmar electrónicamente en Word, la única manera de garantizar la seguridad es a través de una firma digital.
Signaturit es una herramienta dedicada para este tipo de trámites, y colocar una firma digital en Word es un proceso bastante sencillo.
- Crea una cuenta en la plataforma Signaturit y comienza con la prueba gratuita de 7 días. Esto es para el emisor del archivo, pero el firmante no necesita tener una cuenta.
- Sube el documento Word que deseas modificar. Agrega la posición donde quieres ubicar la firma, además configura los campos que deben ser rellenados por el firmante, como su nombre, fecha, hora, lugar.
- Envía el documento Word configurado al firmante. Puedes enviarlo por correo electrónico, incluso agregar un mensaje personalizado acerca del archivo que se debe firmar.
- El firmante recibe el correo con un enlace del documento, que puede abrir y leer desde cualquier dispositivo antes de firmar. Para esto no necesita descargar ninguna aplicación.
- Una vez revisado los detalles, el firmante puede firmar electrónicamente en Word, usando el mouse, un lápiz táctil o su dedo, según el dispositivo. Luego se valida el proceso y tanto el remitente como el receptor, reciben una copia del documento firmado.
Validez legal de la firma electrónica
Firmar electrónicamente en Word desde España es legal, de acuerdo a la Ley 6/2020, que entró en vigor el 13 de diciembre del 2020. Esta ley funciona como complemento de lo dispuesto por el Reglamento eIDAS; que establece un marco jurídico para sistemas de identificación electrónica, aplicables en toda Europa.
Vale la pena destacar que todos los contratos electrónicos serán válidos, siempre y cuando ambas partes presenten su consentimiento libre. Serán vinculantes, con un fin para una causa lícita de todos los acuerdos que no estén sujetos a otro tipo de restricciones.
Razones para implementar la firma digital
A diferencia de la firma tradicional en papel, firmar electrónicamente en Word consta de dos “claves” separadas, que ofrecen mayor seguridad en las transacciones realizadas. Además de facilitar procesos comerciales y prevenir falsificación, la firma digital tiene otros beneficios:
- Permite verificar que el documento es auténtico y el emisor es real.
- El contenido queda protegido ante cualquier alteración, y si es alterado de algún modo, la firma se anula con una alerta tanto para el remitente como para el receptor.
- Proporciona un sello de tiempo inalterable, de modo que el remitente no puede denegar la firma digital, y el receptor no puede crear una firma falsa.
- La evidencia queda presente, incluso si la clave privada ha sido comprometida o revocada.
En general, la firma electrónica, basada en tecnología de firma digital, es el medio más rápido y seguro de realizar contratos vinculantes. Una de las mejores herramientas para colocar una firma digital en Word es la de Signaturit.
Disponen de un plan gratuito para la firma electrónica simple y ofertas para los planes de firmas avanzadas. Es muy sencillo de utilizar y también ofrece acceso gratuito de 7 días, para que puedas conocer mejor su funcionalidad premium. Si te interesa la seguridad y protección de datos en esta era digital, deberías echarle un vistazo.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se hace una firma digital en Word gratis?
Firmar un documento en Word es muy sencillo y gratis, siguiendo estos pasos:
- Abre el documento que deseas firmar.
- Despliega la pestaña de Archivo.
- Selecciona en Información.
- Entra en Proteger documento.
- Elige la opción Agregar una firma digital.
¿Cómo firmar un documento Word en el celular?
SignEasy es una aplicación para Android e iOS, que ofrece opciones de firma en persona, autofirma e incluso firma remota. Sirve para firmar electrónicamente cualquier documento en el celular, ya sea en formato Word, Excel, PDF, JPG, PNG y más.
¿Cómo escribir con lápiz en Word?
Si tienes una pantalla táctil, puedes aprovechar un lápiz específico para escribir y firmar al pulso en Word. En todo caso, lo que debes hacer es entrar en el apartado Dibujar y seleccionar el ícono del lápiz. Puedes configurar el color para la firma y un trazo fino para que conserve el mismo estilo que una firma en papel.
Esto es todo lo que debes saber sobre cómo puedes firmar electrónicamente un documento cualquiera en Word. Se trata de una medida indispensable hoy en día, por lo que si quedan dudas o tienes alguna opinión, déjanos tu comentario.
